24M0237PN -ac -acquisition, mise en oeuvre, hebergement, maintenance et prestations associees à l'utilisation d'une plateforme de systeme integre de gestion de bibliotheque

Objet

24M0237PN -ac -acquisition, mise en oeuvre, hebergement, maintenance et prestations associees à l'utilisation d'une plateforme de systeme integre de gestion de bibliotheque

Description

La présente consultation est soumise aux articles L.2125-1-1°, R.2162-1 à R.2162-6, R.2162-13 et R.2162-14 du Code de la commande publique. Dans la perspective de l'intégration à venir des bibliothèques de Toulouse Métropole, le système de gestion de bibliothèque doit pouvoir fonctionner en mode réseau. Il est souhaité que la solution repose sur une instance commune, mais qu'elle offre la possibilité de mettre en place une gestion séparée de certains types de données, de manière permanente ou provisoire. Le présent accord-cadre porte sur la fourniture d'un système d'information documentaire en mode SaaS, constitué des composants suivants :- Un système de gestion des bibliothèques ; - Un portail basé sur un CMS open source destiné au signalement et à la valorisation des ressources imprimées et numériques, y compris patrimoniales ; - Un outil d'informatique décisionnel permettant la création et l'édition de rapports statistiques ; - La reprise des données des systèmes-sources et leur chargement dans le système-cible ;- L'assistance au paramétrage des différents composants du susdit système, y compris la mise en place des intégrations avec les bases, applicatifs et composants matériels extérieurs ;- La formation des membres des équipes-projet et de tous les agents identifiés comme administrateurs du susdit système ;- La mise à disposition d'une documentation et d'un dispositif d'assistance. L'accord-cadre sera exécuté par l'émission de bons de commande. Les prestations sont réglées par des prix unitaires et forfaitaires. Les montants estimatifs sont indicatifs et comprennent la totalité des périodes de reconduction. Valeur totale estimée des dépenses sur la durée globale du marché (8 ans) : Valeur hors TVA : 600 000 euros HT - Période initiale (4 ans) : 300 000 euro(s) HT - Période de reconduction 1 (4 ans) :300 000 euro(s) HT MONTANTS MAXIMUM DE L'ACCORD CADRE Le montant maximum sur la durée de l'accord cadre est fixé à 950 000 euro(s) HT. Période initiale (4 ans) : 475 000 euro(s) HT Période de reconduction 1 (4 ans) : 475 000 euro(s) HT

Durée

96 mois

Début prévu

1er avril 2025

Accord-cadre

oui, avec une seule titulaire

Prolongation

possible 1 fois, pour une nouvelle période à chaque fois · « L'accord cadre est conclu pour une durée maximale de 8 ans avec une période initiale de 4 ans, reconductible tacitement une fois pour une durée de 4 ans. Cette durée se justifie en raison de son objet, et du fait que son exécution nécessite des investissements amortissables sur une durée supérieure à quatre ans : Toulouse Métropole souhaite réaliser une installation progressive de ce système sur l'ensemble des bibliothèques de la Métropole. Cette démarche ne peut aboutir sur une durée de 4 ans, car elle nécessite une phase d'installation, de paramétrage et d'accompagnement des utilisateurs pour la prise en main des équipements, estimée entre 18 et 24 mois. Cette durée inclut le temps nécessaire à la migration des données, les tests de système, et l'adaptation progressive des processus internes. A cela, vient s'ajouter la phase de réversibilité en fin de marché qui représente une durée de 6 mois. La durée cumulée de ces phases, représentant la moitié de la durée d'un accord-cadre sur 4 ans, peut être minimisée par rapport à la durée d'exploitation effective de la solution par l'allongement de la durée du marché au-delà de 4 ans. Par ailleurs, la complexité technique du projet implique un délai important réservé à la formation des utilisateurs, soit : - 375 agents à former - 12 stages de formation identifiés dont 3 qui concerneront l'ensemble des agents - Ces 12 stages représentent 156 sessions de formation à organiser sur un total cumulé de 101 jours de formation. La formation doit donc être lissée sur une période de plus de 100 jours après la mise en service du nouveau système informatique, au sein des 53 bibliothèques, et devra être étendue aux bibliothèques des 37 communes qui en font la demande. Compte tenu du fort impact organisationnel qu'implique le changement de plateforme (nombreux agents en interne et habitants de la Métropole), une durée de 8 ans permettra à Toulouse Métropole d'amortir les efforts et la charge de travail induite pour accompagner le changement, et faciliter la prise en main en cas de nouvelle solution déployée. »

Lieu d'exécution

Toulouse, 31000 · département : Haute-Garonne (31)

Variantes

non autorisées

Critères d'attribution

Valeur technique de l'offre : 60 points ; Prix : 40 points

Aucun marché précédent sûr ; 6 rapprochements incertains, dans l'historique.

Code CPV

Services de développement de logiciels de bibliothèques, code 72212160

Prix habituel

montants de référence du code plus large 72212000 (Services de programmation de logiciels d'application)

Nature

Services

Procédure

Procédure négociée

Montant estimé

950 000 € hors TVA, déclaré par l'acheteur dans cet avis